【工作紀錄】2017.09.05 PONY EFFECT 神防護氣墊粉餅發表會

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Work Work Work 工作隨筆

今天雖然是週六,政府規定要補班,但敝公司佛心來著,不需要上班!上班族最爽的莫過於大家都在上班,自已還在家裡床上滾(笑)。

摸到下午想說積欠的網誌也該補一補了(自己給自己截稿壓力很有事),但要寫這主題有點不容易,好像帶有太多包袱了,反而不知從何下手⋯

就從籌備開始慢慢記錄好了,在接到需要辦記者會的任務後,馬上跟信賴的公關公司接洽,然後掐指一算,距離選定的日期只剩下四週,又是分秒必爭地在辦活動,我光是回憶這些細節,手心又開始冒汗了(囧)

現在回想似乎很容易,但是執行者最痛苦的就是那些雜七雜八的小細節,小到平常人根本不會注意的,例如說,新聞稿要怎麼擺?(嗯,你覺得很無聊,但就是這麼一回事)所以當周遭的姐妹對於辦婚禮都很有嚮往的時候,好像只有我覺得跟辦記者會一樣累人(太早參透辦活動的眉角之眼神死)

Anyways,回到這場記者會…按部就班把幾個步驟記錄一下:

    1. 與公關公司確認合作,包括明確表達此次記者會的主旨與產品特色
      我知道有滿多預算不高的品牌會選擇自己辦,但目前整間公司只有我一個PR的情況下,我需要有實力堅強的合作夥伴來一起完成,我不介意讓公關公司賺那些服務費。
    2. 確認記者會主題、日期、時間、地點
      好在我這次場地直接使用品牌旗艦店B1,省去與空間擁有者交涉講價的時間與精力,想當年在前東家習慣使用五星級飯店,場地動輒二三十萬來著。
    3. 等公關公司提案、再跟老闆們確認方案
      提案內容通常會包括形式、主題、場佈、活動流程、F&B、媒體禮物、來賓人選(ex.彩妝保養老師/藝人/網紅)、主持人人選、模特兒人選等等。
    4. 抓好timetable
      基本上就是什麼時間點該完成什麼事情,必須很謹慎仔細地列舉出來才不會有疏漏,timetable大概會長成下面這個樣子。
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    5. 簽報價單、執行
      如果有找公關公司,基本上可以稍微輕鬆一點,簽好報價單後等於成立契約,再來就等著公關公司照著timetable上的時程執行,品牌端就等著確認細節。例如:

      • 電子邀卡、媒體名單、媒體RSVP
      • 平面配置、場佈deco、素材、陳列、現場音樂
      • Rundown/ 主持人與來賓腳本
      • 主舞台PPT(通常也是我自己擬)
      • 來賓、主持人、模特兒、PG服裝
      • F&B、媒體禮物
      • 新聞稿(通常產品新聞稿我都是自己寫)

結案報告
這就是最後的最後了,通常活動完畢,公關公司會提供結案報告,包括活動摘要、媒體出席狀況、媒體露出等等,來總結這次的活動。以往在平面雜誌為王的時代,結案報告會等約莫一個月的露出期,現在大概會在一週內給一個版本,再來過一個多月後會再提供一個final版本。身為公關這個職位,當然會希望是露出越多越好!

接下來分享一下9/5當天的活動花絮~

〖空景〗

這個slideshow需要JavaScript。

〖活動流程〗

這場活動的流程大致如下:
→媒體接待
→主持人開場
→太空博士(凱鈞老師)登場
→老師分享韓潮裸光祕技(示範在model臉上)
→公司彩妝老師登場,分享金屬妝容祕技(示範在model臉上)
→photo call
→主持人結語
→媒體採訪

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媒體接待

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媒體接待

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太空博士(凱鈞老師)登場

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台下媒體

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老師分享韓潮裸光祕技(示範在model臉上)

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彩妝老師登場,分享金屬妝容祕技(示範在model臉上)

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媒體接待/採訪

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媒體採訪

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媒體接待/採訪

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現場側拍

這次的記者會我覺得算成功,因為會後的露出曝光聽說有讓GM滿意!

是說雖然已經辦過好幾十場活動,我每次都還是很緊張,這個緊張病我想這輩子可能不會好了,因為頭腦裡總會想著還有什麼細節沒顧到?有沒有在打包的時候漏了哪項產品?因為媒體名單是浮動的,有沒有漏了哪位新進編輯?活動當天是不是有哪個媒體沒有好好招呼?萬一開場後活動的環節發生狀況,備案是什麼?諸如此類的問題,以及不是自己可以控制的因素,到現在還是會困擾我。

畢竟,整場活動所需要的所有物品,例如照片中看到的所有display產品,以及試妝區上陳列的備品(化妝棉、卸妝油、棉花棒、衛生紙)等等,甚至媒體禮物、老師示範用的刷具、陳列架等等,全部是由我個人親手打包,要是有疏漏,也沒有人會幫我注意。(以前有助理,也有一起負責PR的同事、主管,現在就真的是一人部隊了,所以皮要繃很緊)

公關真心話:其實每次活動delay,大多是因為某位媒體還在路上,不敢隨便先開場,就怕漏了對方。所以,久了以後大概就可以判斷,哪些人在電話上說「快到」就真的是「快到」,哪些人在「路上」,其實是根本還「沒出門」。有時候我們也不想奪命連環call,但我們就真的只是需要媒體大人誠實告知我們動向,好讓我們做出最適當的臨場安排。

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